Che cos'è un piano, quali tipi sono e a cosa servono?

Nel vocabolario quotidiano, la frase "Tutto sta andando secondo i piani". Significa che tutto accade come previsto, senza la minima sorpresa o sorpresa. Ma perché è così importante? Perché hai bisogno di un piano d'azione? Cos'è? È possibile raggiungere gli obiettivi senza un ordine di azione prestabilito? Un piano è necessario solo per compiti di lavoro o è insostituibile nella vita? Come imparare a pianificare il tuo tempo? È difficile da fare? Ci sono tecnologie efficaci? Pianifichiamo i prossimi dieci minuti per familiarizzare con questo problema.

Cos'è un piano?

Un piano è un'azione deliberata che è necessaria per raggiungere gli obiettivi fissati entro il limite di tempo. In sintesi, la preparazione del piano consiste dei seguenti componenti:

• Impostazione degli obiettivi: definizione degli obiettivi;
• Design: un programma di azione;
• Design variante - una scelta di diverse idee;
• Scadenza - scadenze;
• Definizione di risorse: cosa è necessario, dove trovarlo;
• Determinazione degli esecutori - chi eseguirà il compito;
• Fissazione dei risultati: creazione di un modello, di un piano o di un progetto.

Ad esempio, un'azienda vuole commercializzare una nuova linea di prodotti. Per cominciare, formulare l'obiettivo e gli obiettivi. Crea schizzi di un programma d'azione esemplare, definendo strategia e tattica. Quindi, imposta le scadenze per l'assegnazione, tutti i suoi paragrafi. Quindi, cercano le risorse necessarie, le loro fonti e determinano anche le aree di responsabilità dei singoli artisti. Infine, registrano pensieri su un supporto fisico (carta o documento digitale), iniziando a implementarli. Questo schema è semplificato, poiché ci sono diversi tipi di pianificazione. La loro implementazione implica l'adempimento di determinati requisiti speciali.

Quali tipi di preparazione del piano ci sono?

La tipologia di pianificazione è ampia, diversa per portata, tempistica, oggetti, contenuto, profondità, impegno, ordine, contabilità, aree, coordinamento delle decisioni di pianificazione. In realtà, tutto è abbastanza semplice e logico. Quindi, i piani sono:

1. Per scopo:

• Generale - prendere in considerazione tutti i dettagli del compito;
• Parziale: descrive elementi specifici.

2. In termini di implementazione:

• A lungo termine: implica una strategia di sviluppo per un periodo superiore a 5 anni.
• A medio termine - abbraccia un periodo da un anno a cinque anni;
• A breve termine: risolvi i problemi attuali (fino a 1 anno).

3. Per oggetti:

• Pianificare gli obiettivi - definizione degli obiettivi;
• Piano dei fondi - la definizione del budget e delle attrezzature;
• Piano esecutivo: la nomina del responsabile;
• Programma del programma - Sviluppo di programmi adeguati;
• Piano d'azione - comprensione dello sforzo richiesto.

4. Secondo il contenuto:

• Piano tattico: le condizioni per raggiungere gli obiettivi;
• Piano strategico: la direzione principale del lavoro;
• Piano di calendario operativo - specifiche e termini di consegna;
• Business plan - contabilità per tutti gli indicatori che svolgono un ruolo nel raggiungimento dell'obiettivo.

5. A seconda della profondità:

• Aggregato: tiene conto dei parametri generali;
• Dettagliato - calcola tutti i dettagli possibili.

6. Con l'obbligo:

• Obbligatorio (direttiva) - rigorosamente prescritto;
• Opzionale (indicativo) - piuttosto consigliato.

7. A seconda dell'ordine di esecuzione:

• Ordinato - richiede l'esecuzione sequenziale;
• Straordinario: appare come necessario;
• Scorrevole: suggerire la possibilità di estensione.

8. Con dati contabili:

• Piani duri - conformità obbligatoria a tutte le normative;
• Piani flessibili: la capacità di deviare da un determinato corso;
• Piani flessibili: la combinazione di piani flessibili e rigidi.

9. Per applicazione:

• Marketing: definizione della strategia globale dell'azienda;
• Finanziaria: comprensione della componente economica;
• Produzione - fornitura di materiale e base tecnica;
• Ricerca - la formazione del concetto di base;
• Individuale - strutturazione delle prestazioni personali.

10. Con il coordinamento nel tempo:

• Piani simultanei - consistono in una singola fase;
• Piani sequenziali: si svolgono nel caso di un lungo processo costituito da fasi separate.

I tipi di piani elencati sono nella maggior parte dei casi universali e possono essere utilizzati sia a fini aziendali che per migliorare l'efficacia personale di una persona. Ad esempio, possono essere utilizzati per compilare un piano giornaliero. Cos'è? Parliamo ulteriormente.

Qual è il piano diurno?

Il piano del giorno - una sequenza di azioni pensate per la giornata a venire. Gli esperti di pianificazione consigliano di farlo due volte. La prima volta - la sera e la seconda - al mattino, tenendo conto delle possibili modifiche.

È meglio tenere a mente le caratteristiche fisiologiche di una persona, per tenere conto dei bioritmi quotidiani. Ad esempio, l'attività cerebrale viene attivata dalle 10.00 alle 12.00 circa. Durante questo periodo, è possibile pianificare le attività più importanti.

L'ulteriore energia cade. Dovrebbe essere rifornito durante il pranzo. Quindi, è necessario consentire al corpo di rilassarsi, riposare. Dalle 14.00 alle 16.00 circa c'è una riattivazione dell'attività intellettuale e creativa. In questo momento è opportuno tenere riunioni o brainstorming.

Più vicino alle 17.00 c'è un picco di forma fisica. È consigliabile dedicare questo tempo a sport o attività all'aperto. Quindi segue la cena, il relax.

Comprendendo i loro intervalli di tempo più produttivi, è più facile dipingere compiti importanti per questo tempo per condurlo nel modo più efficiente ed efficace possibile.

Metodi di pianificazione

Tra la varietà di opzioni per la stesura dei piani, ce ne sono alcune tra le più efficaci, particolarmente apprezzate dai sostenitori della gestione del tempo:

• Pianificazione ABC;
• Matrice di Eisenhower;
• Diagramma di Gantt;
• Pianificazione SMART;
• Tecnica GTD.

Questi metodi possono essere applicati separatamente o combinati tra loro. Ognuno di loro è efficace nel risolvere problemi specifici, concentrandosi su un aspetto specifico della pianificazione. Ad esempio, la scelta delle priorità, degli obiettivi o dei casi di ordinazione.

Pianificazione ABC

Questo metodo di elaborazione dei piani è in parte paragonabile alla regola di Pareto, secondo la quale il 20% degli sforzi porta l'80% del risultato e viceversa. Se impari a identificare le aree più produttive, forniranno la "parte del leone" del successo. Quindi, la metodologia ABC si basa sulla definizione delle priorità, in base alla loro importanza:

• A - i compiti più significativi (di norma non sono più del 15% di essi, ma danno circa il 65% del risultato);
• B - questioni di media importanza (ci sono circa il 20% e l'efficienza della loro implementazione è entro il 20%);
• C - attività non importanti (fornire il 15% di successo se riempito il 65% delle volte).

Avendo determinato e concentrato i suoi sforzi nell'esecuzione dei compiti dalla categoria A, una persona aumenta considerevolmente la sua efficienza personale o lavorativa, dal momento che dedica meno tempo a lavori inutili.

Matrice Eisenhower

Pianificazione efficace, basata su una scelta di priorità, che prende il nome dal comandante e presidente americano Dwight David Eisenhower. Secondo questo metodo, i piani devono essere formati in base all'importanza e all'urgenza dei casi. Graficamente, sembra un quadrante diviso in quattro parti:

• Compiti importanti e urgenti - settore dello sviluppo;
• Compiti importanti, non urgenti: un quadrato di affari necessari;
• Non importanti, compiti urgenti - zona "routine";
• Attività non importanti, non urgenti - zona di perdita di tempo.

I primi due punti costituiscono una zona di crescita e successo. Il terzo e il quarto spingono le persone alla routine. Pertanto, è meglio evitarli durante la pianificazione, controllando la capacità di delegare tali attività.

Diagramma di Gantt

Un buon modo per visualizzare ciò che è pianificato è creare un diagramma di Gantt. L'essenza del metodo consiste nella costruzione di corsie che mostrano attività individuali, seguite dal loro posizionamento lungo l'asse del tempo. L'uso di diagrammi a colonna (istogrammi) per l'implementazione dei loro piani è stato proposto da un ingegnere americano e uno specialista in gestione scientifica - Henry Lawrence Gantt.

Questo metodo funziona in aggiunta ad altre tecnologie, consentendo di monitorare visivamente tutte le fasi di implementazione del progetto e comprendere l'efficacia degli sforzi compiuti.

Pianificazione SMART

Si riferisce piuttosto al campo dell'impostazione degli obiettivi, ma senza un obiettivo correttamente stabilito un buon piano è impossibile. Secondo questa tecnologia, tutti gli obiettivi dovrebbero essere analizzati secondo i criteri principali:

• Specifico - concretezza;
• Misurabile, misurabile;
• Raggiungibile - raggiungibilità;
• Rilevante - comparabilità con altri compiti;
• Limitato nel tempo - limitato nel tempo.

Se l'obiettivo soddisfa questi requisiti, l'ulteriore sviluppo del piano non causerà serie difficoltà, dal momento che il successo verrà posto proprio all'inizio di questo lavoro.

Tecnica GTD

Il metodo originale sviluppato dall'esperto americano e consulente di gestione del tempo David Allen. L'abbreviazione GTD sta per "portare a compimento le cose". Questa tecnologia fornisce un chiaro algoritmo di azioni per organizzare la tua vita. Le raccomandazioni iniziano con la corretta organizzazione del posto di lavoro. In futuro, è necessario semplificare tutti i tuoi affari e i tuoi piani, creando liste usando un calendario-scheduler:

• Le seguenti azioni coprono il breve termine;
• Progetti: attività eseguite per un lungo periodo;
• Rinviata - sezione dell'autorità delegata a qualcuno;
• Non obbligatorio - questioni vaghe per qualche tempo.

Secondo il metodo GTD, per una pianificazione di successo è necessario rispondere alle seguenti domande:

• Quale obiettivo dovrebbe essere raggiunto?
• Come sarà implementato?
• Qual è la strada da percorrere per raggiungerlo?

Avendo snellito i loro compiti e rispondendo alle domande elencate, diventa molto più facile per una persona elaborare un piano d'azione adeguato e implementarlo.

Che cos'è un errore di pianificazione?

A prescindere da quanto possa sembrare impeccabile il piano, comunque, non può essere assicurato contro gli errori. La loro essenza risiede in un approccio eccessivamente ottimistico alle previsioni. Un esempio lampante è il lavoro che richiede un'ora e mezza, invece dei 60 minuti previsti. Sia i piani individuali che quelli collettivi sono soggetti a inesattezze simili.

Le principali cause di errori:

• Uso insufficiente dell'esperienza precedente;
• La tendenza a trasmettere il desiderio per la realtà;
• La tendenza a discutere ritardi passati solo da fattori esterni;
• Inesattezze nella valutazione e percezione del tempo;
• Atteggiamento di superficie per il compito.

Oltre a perdere tempo, gli errori nei piani sono pieni di perdite di risorse finanziarie o produttive, o anche l'attuazione del compito è messa in discussione. Pertanto, si raccomanda di inserire una specifica "riserva" di tempo e impegno in qualsiasi piano, consentendo di manovrare in caso di circostanze impreviste o di adeguamento delle attività.

Indipendentemente da quanto seria sia l'attività, richiederà un piano per la sua implementazione. Non importa quale scala sarà, su quali supporti verranno registrati. La cosa principale è soddisfare tutti i requisiti necessari per la sua preparazione, compresa la previsione degli sforzi e delle risorse necessarie. Ci sono molti metodi per farlo, quindi dovresti leggere attentamente ognuno di essi per scegliere quello che si adatta individualmente.