Molto spesso puoi sentire come a qualcuno manca il tempo. Riuscirebbero a fare tutto se ci fossero due o tre ore in più al giorno. Allo stesso tempo, ci sono persone che gestiscono tranquillamente i loro compiti, riuscendo anche ad aiutare gli altri. Perché così? Dopo tutto, il primo e il secondo giorno per 24 ore. La gestione del tempo risponde a questa domanda. Cos'è? Come puoi imparare a gestire il tuo tempo? Esistono metodi efficaci che aiutano a vivere razionalmente e lavorare in modo produttivo?
Cos'è la gestione del tempo?
La gestione del tempo è l'arte della gestione del tempo. Comprende metodi di definizione degli obiettivi, pianificazione, controllo, motivazione, corretta definizione delle priorità. È possibile considerare la gestione del tempo come una serie di tecniche volte a migliorare l'efficienza personale. È consuetudine discutere non di strumenti di gestione del tempo, ma metodi di definizione degli obiettivi, motivazione, delega ecc.
Nella struttura di questo insegnamento spiccano quattro blocchi principaliche costituiscono la "scala" della gestione del tempo, basata sul confronto con il viaggio:
- efficacia - Risponde alla domanda "come andare?"
- della tecnologia - dare una comprensione di "cosa andare avanti?"
- strategia - aiuta a pianificare "dove andare?"
- filosofia - dà un senso, rispondendo "perché vai?"
Pianifica correttamente la tua vita dal quarto blocco "Perché?" al primo oggetto "Come?"
Questo è uno dei punti principali della gestione del tempo: scegliere un obiettivo globale. Comprendere ulteriormente la direzione per la sua attuazione. Quindi determinare i meccanismi di realizzazione. Comprendere quali strumenti sono necessari per implementare tutti i passaggi pianificati.
Il vero significato di tale compito è razionalizzare il lavoro, perché l'efficacia dell'intero progetto dipende dalla corretta definizione degli obiettivi e dalla pianificazione.
L'emergere e la formazione della gestione del tempo
La gestione del tempo parola è apparso negli anni '70 del XX secolo. Secondo la credenza popolare, il suo autore è un uomo d'affari dalla Danimarca Klaus Möller. Ha offerto un quaderno "Time Manager", che è diventato il prototipo dell'organizzatore.
Di persona, quando sono nate le basi della gestione del tempo, è impossibile. Si può sostenere che i tentativi di controllare il tempo personale furono fatti nell'antica Roma. La prima fonte scritta sono le note di Lucio Seneca indirizzate a uno dei patrizi romani. Ha raccomandato di impegnarsi nella contabilità del tempo di scrittura, monitorarne l'uso, valutare la tua vita. Seneca ha sottolineato la necessità di pianificazione aziendale, offrendo di farlo ogni mattina. Inoltre, il filosofo romano ha sottolineato l'importanza di stabilire le priorità per trascorrere il tempo con il massimo beneficio.
Probabilmente, la comprensione del tempo coinvolto in altre civiltà dell'antichità, perché la gente di tutto il mondo si trova di fronte agli stessi compiti e sfide. In una forma più moderna, la gestione del tempo è apparso nella metà del XVIII secolo ed è stato programmato per lo sviluppo della rivoluzione industriale.. Con l'avvento e la diffusione di massa di piante e fabbriche, il lavoro umano è diventato sempre meno dipendente da fattori naturali. Pertanto, è possibile semplificare i flussi di lavoro.
Le idee di gestione del tempo linea rossa attraverso la vita di molte persone importanti. Ad esempio, lo scrittore e studioso italiano Leon Battista Alberti, che visse nel Rinascimento, nelle sue opere sottolineava l'importanza della gestione del tempo. Si è concentrato sulla necessità di semplificare i casi e sulla pianificazione giornaliera. L'ispiratore ideologico dei "manager del tempo" della sua era era Isaac Newton, che strutturava chiaramente i principi della struttura dell'universo. Le idee proposte da lui hanno spinto molti contemporanei a pensare a snellire le loro vite.
Uno dei più importanti sostenitori della gestione del tempo è stato Il filosofo tedesco Immanuel Kantche ha migliorato il suo programma a tal punto che i vicini hanno controllato l'orologio.
Politico americano Benjamin Franklinche ha dato al mondo la nota frase "Il tempo è denaro", ha tenuto un diario personale, raggiungendo così altezze considerevoli di autocontrollo. Le raccomandazioni semplici ed efficaci di Franklin hanno costituito la base di molti corsi di formazione sulla gestione del tempo.
Un ruolo significativo nello sviluppo della gestione del tempo è stato svolto da un ingegnere americano. Frederick Taylorche ha gettato le basi per la gestione moderna e l'organizzazione scientifica del lavoro (NOT). Il taylorismo, come teoria della gestione, ha avuto un impatto tangibile sull'aumento della produttività.
È impossibile non ricordare l'economista italiano Wilfredo Pareto, che ha formulato il famoso principio di gestione del tempo "20:80". Viene decifrato in questo modo: il 20% degli sforzi porta l'80% del risultato e viceversa. Se definisci questo molto "venti", puoi aumentare significativamente l'efficacia personale.
Non meno significativo è il contributo del 34 ° Presidente degli Stati Uniti. Dwight David Eisenhower, che ha sviluppato un metodo di prioritizzazione molto conveniente, chiamato "matrice Eisenhower". Ha proposto di dividere tutti i casi, in base alla loro importanza e urgenza. Esistono quattro tipi di attività:
- Importante, urgente;
- Importante, non urgente;
- Non importante, urgente;
- Non importante, non urgente.
Prestando attenzione ai primi due tipi ed evitando il terzo o il quarto, una persona imparerà come usare il proprio tempo in modo più efficiente.
Nel tempo hanno iniziato a emergere flussi temporali di gestione del tempo. Ad esempio, gestione del tempo per donne, uomini, uomini d'affari, studenti, scolari, ecc.
Scrittori famosi di gestione del tempo nel 21 ° secolo: Brian Tracy, David Allen, Stephen Covey, Alan Lakean, Dan Kennedy, Kerry Gleason, Sir Richard Branson, Dave Crenshaw, Peter Bregman, Atul Gawande e altri. responsabili del tempo in tutto il mondo. Discuteremo ulteriormente le idee principali di questa direzione.
Strumenti di gestione del tempo
I principi base della gestione del tempo riguardano principalmente argomenti correlati:
- Impostazione degli obiettivi;
- pianificazione;
- Definizione delle priorità;
- motivazione;
- Delegazione.
Sono logicamente interconnessi l'uno con l'altro, completando il quadro generale dell'uso razionale del tempo.
Impostazione degli obiettivi
L'obiettivo è il punto di riferimento principale, che ti consente di non deviare dalla rotta selezionata. L'impostazione degli obiettivi è la tesi fondamentale della gestione del tempo, che aiuta ad anticipare i risparmi di tempo prima di iniziare il lavoro.
Molto spesso, esiste un metodo di impostazione degli obiettivi chiamato SMART. Questa abbreviazione indica l'adempimento dei seguenti criteri per la scelta di un obiettivo:
- Concretezza (specifica): una chiara comprensione del risultato atteso;
- Misurabile (misurabile): una valutazione quantitativa o qualitativa;
- Raggiungibilità (realizzabile): la capacità di eseguire l'attività;
- Rilevante - la necessità di implementazione;
- Vincoli temporali: definizione del quadro temporale.
Se questo obiettivo corrisponde al principio SMART, allora sarà possibile raggiungerlo con la massima economia possibile di sforzo.
pianificazione
L'assenza di un piano o di una strategia ha distrutto molti impegni promettenti. Oltre alla consapevolezza dell'obiettivo, dovrebbe essere compreso e quali "passaggi" sono necessari per la sua attuazione. Inoltre, è desiderabile controllare i risultati ottenuti.
Sono stati inventati molti metodi di pianificazione, ma nella gestione del tempo uno dei più popolari è considerato una pianificazione rigidamente flessibile. Si consiglia di pianificare non più del 60% della giornata, lasciando il 40-50% del programma per situazioni impreviste. È auspicabile delineare i compiti più importanti, mentre si pone una sorta di "riserva" per una varietà di forza maggiore. Pertanto, sarà possibile evitare le emozioni negative non soddisfacendo o regolando i tuoi piani. Salvare la pace della mente è una delle priorità della massima gestione.
prioritizzazione
Priorità è l'ordine in cui vengono eseguite varie attività. Secondo la legge, chiamata "Portafoglio di Miller", la memoria di una persona può contenere 7 ± 2 elementi. Ciò significa che una persona normale può facilmente gestire da 5 a 9 casi diversi, compresi gli hobby e le attività domestiche. Se meno, la vita diventerà noiosa, e se di più, il cervello non sarà in grado di elaborare l'intera serie di informazioni. Ma c'è la legge di Pareto, secondo la quale il 20% degli sforzi porta l'80% del risultato e viceversa. La scelta delle priorità ti consente di concentrarti su quelle attività che forniscono il massimo effetto.
Una delle migliori pratiche per scegliere le priorità è la "matrice Eisenhower", che è stata menzionata sopra nel testo. Dividendo i tuoi compiti, in base alla loro importanza e urgenza, puoi facilmente costruire una gerarchia scegliendo le aree più rilevanti ed efficaci.
motivazione
Senza una motivazione adeguata, il desiderio di lavorare scompare e la produttività del lavoro è ridotta al minimo. Il manager del tempo deve essere in grado di ispirare se stesso e gli altri. Un eccellente metodo di motivazione è il "principio dell'ancoraggio". Implica un certo elogio per l'esecuzione di un compito specifico.
Ad esempio, a uno scolaro piace giocare alla console, ma non a fare i compiti. I genitori possono firmare un contratto con lui che per i compiti, avrà l'opportunità di giocare. A poco a poco, il bambino si abituerà al fatto che il gioco è seguito da lezioni, sviluppando così una sorta di riflesso. Allo stesso modo, puoi farlo in caso di auto-motivazione.
delegazione
La capacità di delegare (trasferire) i propri compiti agli altri, al fine di risparmiare tempo personale, è un'abilità estremamente utile per qualsiasi manager del tempo. Padroneggiarlo non è così difficile. La cosa principale da ricordare 10 principi di base della delega:
- Fornire all'esecutore il supporto necessario;
- Responsabilità per i risultati del suo lavoro;
- Informazioni preliminari sull'ordine;
- Coinvolgimento del performer nel processo;
- Una chiara descrizione del risultato atteso;
- La formulazione di norme e regole di lavoro;
- Motivazione dell'artista, indicazione dei suoi interessi;
- La designazione di diritti e doveri;
- Monitoraggio regolare nelle fasi di attuazione;
- Anticipazione del possibile fallimento e "ritorno" dell'autorità.
Il rispetto di queste regole aiuta ad evitare molte "insidie" della delega, la più pericolosa delle quali è la necessità di rifare il lavoro.
L'argomento della delega include indirettamente la possibilità di dire "No". Oltre a imparare come spostare il lavoro di routine verso gli altri, è consigliabile essere in grado di rifiutare se cercano di farlo con te.
Metodi di gestione del tempo
Oltre al lessico delle aree correlate, la gestione del tempo ha una terminologia unica e metodi originali. Prima di tutto, vale la pena notare il concetto di "chronophage", la lotta con cui aiuta a risparmiare una quantità significativa di tempo. Cronofago significa letteralmente "mangiatore di tempo". Queste sono tutte le abitudini, le situazioni e persino le persone che ci distraggono dal compiere compiti veramente importanti. Al contrario, incontrano i "custodi del tempo" che, al contrario, aiutano a salvare questa preziosa risorsa. A proposito, anche il termine è coniato - "bacillus of time management", che significa ottimizzazione oltre al suo tempo, e anche la routine quotidiana delle persone circostanti, inclusi familiari, amici e dipendenti, trasformandosi in un vero "custode del tempo" per loro.
Dalla metodologia di gestione del tempo, i metodi popolari sono chiamati "Metodo del pomodoro", "Metodo della rana", "Metodo dell'elefante", "Metodo del formaggio svizzero" e molti altri. et al.
Metodo di pomodoro
Oltre alla capacità di lavorare, è molto importante imparare e rilassarsi adeguatamente. Ma non è sempre possibile raggiungere l'equilibrio tra carico e recupero. Questo è irto dello sviluppo della fatica. Un ingegnoso studente italiano, Francesco Cirillo, ha proposto un approccio originale chiamato "Metodo Pomodoro". Consiste nel separare il lavoro in intervalli di 25 minuti, che si alternano a periodi di riposo di tre minuti, i "pomodori". Dopo quattro di questi cicli, si prende una pausa di 15-30 minuti. Questo metodo ti consente di mantenere le prestazioni e l'entusiasmo più a lungo.
Metodo di rana
In Europa, c'è l'espressione "Mangia una rana per colazione". Significa il seguente. Se esegui il lavoro più spiacevole al mattino, la rana, il resto della giornata sarà pieno di emozioni positive. Questo metodo di gestione del tempo è volto a ridurre lo stress, normalizzare il background emotivo e il sollievo psicologico di una persona.
Metodo elefante
Sotto "l'elefante" nella gestione del tempo implica un compito grande e scomodo. Per eseguire tale compito, per cominciare, dovrebbe essere diviso in sottoattività, cioè "Tagliare l'elefante in bistecche". Ad esempio, se è necessario eseguire riparazioni in un appartamento, un "elefante" può essere diviso in cucina, bagno, balcone, soggiorno, camera da letto. Loro, a loro volta, "si dividono" sul lato sinistro o destro, ecc.
Metodo di formaggio svizzero
Un'altra tecnica per combattere gli "elefanti", ma questa volta, senza un'ordinanza rigorosa. Se qualcuno affronta un compito su larga scala, non sapendo da che parte "avvicinarsi", dovrebbe imparare da un topo che rode pezzi di formaggio in ordine casuale. A poco a poco, il formaggio "scongela" sugli occhi, trasformandosi in un compito commisurato alle capacità dell'esecutore.
La gestione del tempo include molte aree correlate. Non è possibile padroneggiare l'intero arsenale dei suoi metodi, ma tutti possono implementare almeno alcuni dei principi di tale gestione nelle loro vite. Se lo fai senza fanatismo, senza trasformarti in un robot, allora un tale esercizio sarà utile, aiutando a trovare sempre tempo per il lavoro, la vita personale e lo sviluppo personale.
